Hiện này rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức sự kiện Online thay cho Offline vì nó gọn nhẹ, đảm bảo được sự an toàn trong tình hình bệnh dịch vẫn còn, hơn nữa còn duy trì được mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời đây là một giải pháp tiết kiệm ngân sách và tiết kiệm thời gian cho mọi người tham dự . Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện online? Sự kiện online thành công và hấp dẫn cần đảm bảo những yêu cầu gì? Hãy tham khảo bài viết này nhé!

Tổ chức sự kiện online là gì?

Sự kiện online là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho các cuộc họp truyền thống hạn chế về mặt địa lý, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và thời gian tổ chức trong hội họp. Sự kiện trực tuyến hay còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo, … Đây là loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến, người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua internet.

Tại sao nên lựa chọn tổ chức sự kiện online

Sự kiện online là một sự kiện hiện nay đã trở nên phổ biến, đây là một loại hình tổ chức sự kiện truyền thống được nhiều doanh nghiệp áp dụng và đây là những lý do để bạn tổ chức một sự kiện online

Khả năng tiếp cận cao: Vì đây là sự kiện online, mọi người có thể tham dự bất cứ lúc nào, trên bất cứ quốc gia nào, sự kiện này sẽ không hạn chế người tham gia, và địa điểm tham gia vì thế nhiều người sẽ tham gia sự kiện, lượt tiếp cận được cao
Tiết kiệm chi phí: sự kiện online giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, như chi phí bỏ ra để thuê địa điểm, chi phí thuê các thiết bị , ăn uống, di chuyển…
Truyền thông hiệu quả: Sự kiện online được đầu tư , chuyên nghiệp và bài bản sẽ tạo ra nhiều sức hút và có một hiệu ứng rất tốt, giúp quảng bá được hình ảnh tốt nhất, thương hiệu được phủ sóng rộng rãi
Trường hợp xấu khó xảy ra: Những yếu tố thời tiết, thiên tai, bệnh dịch sẽ không còn là vấn đề, vì sự kiện online chỉ cần một thiết bị có thể truy cập internet thì bạn có thể tham gia sự kiện được

Cách tổ chức sự kiện online cần chuẩn bị những gì?

Lựa chọn nền tảng tổ chức

Hiện nay có rất nhiều nền tảng có thể tổ chức được sự kiện. Để có thể lựa chọn được ra một nền tảng phù hợp với doanh nghiệp của mình thì cần trả lời những câu hỏi sau:

Bạn cần gì cho sự kiện online của mình? Ban vé? Hệ thống đăng ký trước? Nội dung web? Thiết bị di động? Trang sự kiện? Công cụ đăng ký? Tính năng bảo mật? Tính năng kiếm tiền?
Phần mềm nào có nền tảng dùng được cả điện thoại cả máy tính?
Sử dụng phần mềm đó có tốt không? Có thể dùng được miễn phí không?
Phần mềm có tích hợp tốt với các giải pháp trực tuyến khác không?
Phần mềm có hỗ trợ khách hàng tốt không?

Các phần mềm dùng để tổ chức sự kiện online

Zoom webinar

Có thể tổ chức không giới hạn các phiên họp, lên đến 30 phiên họp
Có thể xuất danh sách người đăng ký tham gia
Tích hợp CRM và tiếp thị tự động hóa
Có thể kiếm tiền thông qua tính năng đăng ký tham gia trả phí
Livestream, phát trực tiếp trên facebook, youtube
Ghi lại video hội thảo trên nền tảng đám mây
Báo cáo chi tiết về mức độ tương tác của đối tượng tham gia

Phần mềm zoom events

Cung cấp giải pháp quản lý, sự kiện đa năng – tất cả trong một
Cung cấp các trung tâm sự kiện tổ chức, và giới thiệu các sự kiện cả người tổ chức
Tổ chức sự kiện với nhiều phiên hội thảo khác nhau
Tùy chỉnh tính năng đăng ký, mua vé
Người tham dự có thể kết nối thông qua sảnh sự kiện hỗ trợ trò chuyện
Thư viện lưu trữ các bản ghi sau sự kiện để quản lý nội dung đã ghi
Báo cáo sự kiện, bao gồm đăng ký, tham dự bán vé

Các bước tổ chức sự kiện online

Xác định mục tiêu của sự kiện
Gửi lời mời
Chuẩn bị lịch trình, chương trình làm việc
Mời quản lý, diễn giả sự kiện
Chọn host ch sự kiện
Ngày giờ diễn ra sự kiện

Đặt may áo, quà lưu niệm cho người tham gia

Sự kiện online diễn ra trên mạng internet thế nên không thể đặt may áo đồng phục, thay vào đó hãy đặt may những chiếc áo lưu niệm để tặng những người tham gia, để họ cảm thấy hào hứng hơn và có hào cảm hơn đối với ban tổ chức hoặc doanh nghiệp tổ chức.