Tổ chức sự kiện là một hoạt động truyền thông hiệu quả giúp doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với khách hàng và cũng là nơi để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, và thúc đẩy được sự phủ sóng của của doanh nghiệp, sản phẩm, đồng thời tăng được nhiều mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Bạn đang muốn tổ chức sự kiện offline nhưng không biết nên tổ chức thế nào? Đừng lo lắng hãy tham khảo bài viết này nhé!

Tổ chức sự kiện offline là gì?

Là một hình thức giao lưu, gặp mặt trực tiếp tại một địa điểm nào đó, tổ chức sự kiện offline đang được nhiều tổ chức thực hiện. Đây cũng là hình thức gián tiếp để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng một cách tinh tế, nhẹ nhàng. Với một sự kiện offline được tổ chức thành công thì đây sẽ là điểm tựa để doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, vị thế thương hiệu của mình trong tâm trí khách hàng.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Đối với các doanh nghiệp, việc lựa chọn một việc quảng cáo hay quảng bá là một bài toán cực khó, vậy nên bài toán giữa việc tính toán chi phí và đầu tư quảng cáo cần phải cân nhắc kỹ lưỡng.

Trong thời kỳ nền kinh tế đang ngày càng phát triển, tổ chức sự kiện là kênh truyền thông giúp tiếp cận và giao lưu với khách hàng mục tiêu nhanh chóng và chính xác nhất. Việc tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thúc đẩy, quảng bá đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, đồng thời tăng cường các mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Ngoài ra còn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội một cách trực tiếp, hiệu quả nhất.

Những lợi ích của việc tổ chức sự kiện offline của doanh nghiệp

Giúp gia tăng sự chú ý của khách hàng đến thương hiệu
Kênh phát triển dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp
Phương thức bày tỏ lòng cảm ơn đến khách hàng
Kênh thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp
Chăm sóc khách hàng cũ hiệu quả
Kết nối khách hàng với doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, thế nên cần phải chỉn chu, lên kế hoạch đầy đủ, để có thể quảng bá thương hiệu một cách tốt nhất.

Cách tổ chức sự kiện offline

Phân loại sự kiện

Hãy trả lời các câu hỏi dưới đây để có thể phân loại được sự kiện của mình:

Khách hàng bạn hướng tới là ai?
Họ thích hoạt động nào?
Họ phù hợp với loại hình sự kiện nào?
Xem lại các sự kiện cũ
Tham khảo ý kiến của công ty tổ chức sự kiện nếu không có kinh nghiệm
Đối thủ tổ chức sự kiện nào?
Cân nhắc địa điểm và thời điểm tổ chức

Lên kế hoạch

Làm bất cứ chuyện gì bạn đều nên lên kế hoạch kỹ lưỡng

Loại hình sự kiện là gì?
Lý do, thời gian tổ chức
Đối tượng tham dự, số lượng người tham dự
Mục tiêu
Các yêu cầu tổ chức
Địa điểm tổ chức
Thời gian
Thiết kế cho sự kiện
Nhân lực thực hiện
Kế hoạch truyền thông
Những rủi ro có thể xảy ra
Cách thức đo lường hiệu quả
Dự trù kinh phí

Ngân sách

Để bảo bảo được sự kiện diễn ra thành công thì cần phải tính toán những khoản chi phí như : in tài liệu, chi phí chạy quảng cáo, thuê nhân viên, thuê thiết bị, thức uống, địa điểm tổ chức, chi phí phát sinh

Marketing

Những việc marketing sự kiện cần làm:

Giấy mời, email mời
Tạo sự kiện trên các trang mạng, các trang mạng xã hội nhiều người dùng
Chạy quảng cáo trên các trang mạng xã hội
Phát tờ rơi tại các nhà hàng lớn
Gọi điện mời khách hàng quan trọng
Gửi tài liệu cho khách hàng tham khảo
Để báo chí biết đến sự kiện của mình để có thể quảng bá rộng rãi hơn

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Lựa chọn một địa điểm tổ chức vô cùng quan trọng, hãy dự trù số người tham gia để có thể lựa chọn một địa điểm phù hợp nhất có thể. Có thể là hội trường, văn phòng, công viên, quảng trường…

Đặt may áo đồng phục cho sự kiện

Áo đồng phục cho sự kiện offline sẽ giúp ban tổ chức kiểm soát được những ai là người được mời tham gia, hoặc những người đặt vé tham gia. Tránh những trường hợp người lạ vào trong sự kiện gây rối và gây mất trật tự. Chiếc áo đồng phục này cũng được coi là món quà lưu niệm cho người tham gia nhớ đến sự kiện thú vị này.